Hoe wordt een dubbele factuur herkend?

Hoe wordt een dubbele factuur herkend?

Op welke momenten in het verwerkingsproces wordt op dubbele facturen gecontroleerd?

Er zijn 6 controlemomenten voor het herkennen van dubbele facturen. De eerste controle is bij het insturen van de facturen. Wanneer de leverancier elektronisch aanlevert (UBL/xml e-factuur), dan hoeven de eventuele PDF facturen niet te worden doorgestuurd naar eConnect (1). Mocht dat toch gebeuren dan doet eConnect een controle op de volgende drie punten:

  1. Leverancier,
  2. Factuurdatum,
  3. Factuurnummer. (2)
Bij PDF-facturen wordt het factuurnummer pas herkend nadat de factuur naar e-factuur werd geconverteerd, omdat we dan pas kunnen zien wat het factuurnummer is. Mochten er meerdere pdf’s worden gescand die door een conversietaak worden omgezet naar een elektronische factuur, dan is er een extra controle door onze conversiepartner (3). Omdat de factuur zowel elektronisch kan worden aangeleverd als via een conversietaak, hebben wij een controle op de volgende drie punten Leverancier, factuurdatum en factuurnummer. Mocht op één van deze punten een verschil ontstaan door de conversieslag, dan herkennen wij de factuur niet als "dubbele". Alleen als alle punten overeenkomen, dan zien wij de factuur als een "dubbele". Deze dubbele factuur wordt niet aangeboden ter download aan de gekoppelde software.

(Als de factuur voor een tweede keer wordt aangeboden als conversietaak, dan is een revisie/dubbele niet mogelijk)

Als de factuur dubbel is aangemerkt door ons, maar op een latere datum of tijd aangeboden, dan komt hij dus als extra factuur in het Postvak in van het platform, maar wordt hij niet ter download aangeboden. Dit kan echter wel worden ingezet door achter het document op de 3 puntjes te klikken en de factuur (ook) als origineel aan te bieden. Hierbij wordt de blokkade op het downloaden éénmalig opgeheven en kan deze alsnog gedownload worden.

Van daaruit wordt hij gedownload en komt de factuur in het ERP pakket. Vanaf hier is eConnect niet meer betrokken, maar ook daar zal (meestal/standaard) een controle worden uitgevoerd op twee punten, leverancier en factuurnummer (4). En uiteraard volgt daarna de controle bij de aflettering (5).  De laatste controle is bij het goedkeuren van de betalingen (6).

Alle ingestuurde gescande facturen worden vóór omzetting naar een e-factuur gecontroleerd of ze niet al eerder zijn verwerkt. Wanneer er een dubbele factuur wordt herkend, ontvang je een melding per e-mail.

Hoe werkt de detectie van reeds ontvangen facturen precies?

Bij de ontvangst van ieder document controleert eConnect of eenzelfde factuurnummer op dezelfde factuurdatum van deze leverancier bekend is. Indien dit inderdaad het geval is, wordt de laatst verwerkte factuur als uniek document opgeslagen. De gekoppelde softwarepakketten zullen dit document pas (opnieuw) ophalen als deze factuur is aangemerkt als ‘origineel’. Indien het document al verwerkt is, zal hierover ook een melding verschijnen in de software.

Hoe kunnen facturen dubbel binnenkomen en zo worden herkend?

Als een factuur via e-mail is aangeleverd en via onze conversiepartner is geconverteerd, dan kan niet via dezelfde weg nog een keer worden aangeboden. Onze conversiepartner heeft daar een controle op. Echter als de factuur ook via een elektronische factuur binnenkomt, dus via een andere weg, dan kan hij als ‘dubbele’ worden aangemerkt op basis van Leverancier, factuurdatum en factuurnummer.

Waar moet je op letten en wat weet je zeker?

Indien een pdf-factuur dubbel wordt aangeboden in ons systeem blijft er een minimale kans bestaan dat dit niet wordt gesignaleerd. De systemen worden steeds beter in deze detectie. Alleen bij échte elektronische facturen ben je zeker van 100% juiste detectie van dubbele facturen.

Waarom is het ontdubbelen soms nodig?

Een factuur kan elektronisch ontvangen worden én bijvoorbeeld per e-mail. Een andere mogelijkheid is dat verschillende mensen in het bedrijf de factuur hebben ontvangen en doorgestuurd. Met als gevolg dat dezelfde factuur twee keer wordt verwerkt met het risico van dubbele betaling.


    • Related Articles

    • Een e-factuur indienen bij UWV

      U bent leverancier van UWV en wilt een factuur indienen. Dit kan voor UWV op verschillende manieren. U kunt uw factuur elektronisch indienen via Peppol, via het portaal van eConnect of als XML per e-mail. Daarnaast is het tijdelijk nog toegestaan uw ...

    • Kan ik een factuur per e-mail aanleveren om te versturen over het netwerk?

      Ja én nee. Een PDF-factuur kan niet per mail aangeleverd worden om vervolgens geheel automatisch via het netwerk te worden verzonden. De PDF-factuur moet namelijk eerst omgezet worden naar een XML-bestand, en dit gaat via onze conversierobot. Daarbij ...

    • Stap voor stap een e-factuur naar een Nederlandse organisatie versturen

      Nadat de eigen organisatie is toegevoegd én geactiveerd, kun je een e-factuur versturen. In dit artikel wordt stap voor stap beschreven hoe je een e-factuur naar een Nederlandse organisatie kunt sturen. In dit voorbeeld sturen we de e-factuur naar de ...

    • Factuur opnieuw verzenden

      Het is mogelijk om uitgaande facturen opnieuw te verzenden wanneer deze door de ontvangende partij als niet ontvangen zijn aangemerkt, bijvoorbeeld als de factuur naar een mailadres is verzonden in plaats van via Peppol. Hiervoor ga je naar het ...

    • Stap-voor-stap een e-factuur versturen naar UWV vanuit het facturatieportaal

      Om een factuur te kunnen versturen moet uw eigen organisatie bij eConnect geactiveerd zijn. Hoe u uw organisatie activeert staat beschreven in Omgeving aanmaken bij eConnect. Vanaf het eConnect-platform kunnen facturen verstuurd worden naar UWV. In ...