Stap voor stap een e-factuur naar de Nederlandse Overheid versturen

Stap voor stap een e-factuur naar de Nederlandse Overheid versturen

Nadat de eigen organisatie is toegevoegd én geactiveerd, kun je een e-factuur versturen. In dit artikel wordt stap voor stap beschreven hoe je een e-factuur naar de Nederlandse Overheid kunt sturen. In dit voorbeeld sturen we de e-factuur naar het Ministerie van Economische zaken en klimaat.

Na het inloggen, zie je de organisaties waar je toegang toe hebt, je kunt namens deze organisaties een e-factuur sturen, open hiervoor de App Verkoopfactuur aan de linkerkant.

Dit is het Dashboard van de Verkoopfacturen, hier zie je de verkoopfacturen die je hebt verstuurd. Druk links in het menu op Nieuwe Factuur.

Nu zie je een lege factuur die je kunt vullen.

Vul de Leverancier in, dit is de eigen organisatie. Als je op het witte vlak klikt waar Type de organisatienaam… staat, krijg je de keuze om één van uw eigen organisaties te kiezen. Als de lijst erg lang is kunt u ook enkele letters typen om de keuzelijst te verkorten

De gegevens worden gevuld. Mogelijk moet je handmatig het BTW-nummer invullen, als dat nog niet bij de organisatieDetails op het platform is geregistreerd.

Wanneer je eigen gegevens zijn ingevuld, kun je de Debiteur (klant die de e-factuur moet ontvangen) vullen. Op dit moment kunnen alleen Nederlandse organisaties, die bekend zijn bij de Nederlandse Kamer van Koophandel, via de zoekoptie gevonden worden. Klik op Organisaties zoeken.

Vervolgens krijg je de mogelijkheid om de organisatie te zoeken op organisatienaam, plaats of KvK-nummer. Zoek je in dit scherm via organisatienaam (bijvoorbeeld) Ministerie van Economische zaken en klimaat en selecteer je deze, dan komt de overige informatie tevoorschijn in dit scherm.

Je hebt op dit punt de mogelijkheid om een ander nummer te kiezen dan het KvK nummer zoals een OIN (OINO) voor de overheid. De nummers van de overheid zijn op het volgende adres terug te vinden: https://oinregister.logius.nl/oin-register. Let op! De voorloopnullen moeten ingevuld worden, een OIN(O) bestaat altijd uit 20 cijfers.

Het is bij veel overheden belangrijk dat het OrganisatieID middels OINO en Zenden via middels het OIN/OINO gebeurt.

Nu kun je de rest van de factuur vullen, het kan zijn dat je leverancier vraagt om extra gegevens op te nemen in de factuur zodat deze meteen geplaatst worden in hun softwaresysteem. Je kunt het Factuurnummer en Ordernummer opgeven zoals je deze hebt ontvangen van de klant.

Waar de gegevens in worden gevuld is belangrijk, dit komt namelijk in het XML-bestand (de e-factuur) te staan en wordt door het softwaresysteem uitgelezen. Let daarom goed op welk veld je vult met welke waarde

VerkoopfactuurMeerInfoBlanco

  1. De factuurdatum is de datum waarop je de factuur stuurt.
  2. De leveringsdatum is de datum waarop een artikel geleverd gaat worden (niet verplicht om in te vullen)
  3. De start- en einddatum gaat over een eventueel project of tijdsbestek waar de factuur voor gestuurd wordt (niet verplicht, maar als je de startdatum invult, is de einddatum wel verplicht en andersom)
  4. Het type factuur is standaard een gewone factuur, voor een Credit-/Correctiefactuur kan dit aangepast worden.

Daarna vul je de betaalgegevens in. In de Betaalgegevens wordt uw rekeningnummer ingevuld op de plek van "IBAN bankrekening". Het betalingskenmerk is wat de klant moet vermelden bij de betaling, deze is nu automatisch gevuld met het OrganisatieID van de klant en het factuurnummer.

Nu kun je de factuurregels vullen. Indien het BTW-tarief gewijzigd dient te worden, klik je op het vakje met 21%. Eventueel kun je extra regels toevoegen met de groene plus-button aan de rechterkant.  

AppVerkoopfactuurFactuurregels

Alle velden gemarkeerd met een rood sterretje zijn verplicht. Controleer voordat je de factuur verstuurt of al die velden een geldige waarde bevatten. Je kunt de factuur-in-bewerking zo vaak je wilt Opslaan; het kan dus geen kwaad tussendoor af en toe op die knop te drukken.

Wanneer je klaar bent in dit scherm kun je naar boven scrollen en klikken op Bijlagen, hier heb je de optie om een bestand te uploaden door te klikken op de Groene knop met de paperclip. Vaak is dit het originele pdf-bestand die in het XML-bestand wordt geplaatst, en/of een specificatie. Wanneer alles is ingevuld, klik je op Opslaan.

Dan opent zich het volgende scherm, de documentnaam is de naam die je straks in je postvak-uit ziet. De documentnaam is automatisch gevuld, wanneer je in het witte vlak van beschrijving klikt, vult het platform deze met de tekst uit de documentnaam, indien gewenst kun je de tekst aanpassen. Daarna klik je weer op Opslaan.

AppVerkoopfactuurDocumentOpslaan

Daarna klik je op verzenden, wanneer alles goed is ingevuld zie je het volgende scherm, anders krijg je een pop-up te zien waarin de fout vermeld wordt. Als het OIN(O)  juist is ingevuld, zal de factuur verstuurd worden via het Extern Netwerk PEPPOL. Via het PEPPOL-netwerk wordt het document afgeleverd bij Digipoort, die de factuur vervolgens aflevert bij de juiste ontvanger. Indien alle gegevens juist zijn kun je klikken op verzenden. Als de ontvanger met de opgegeven identifier op PEPPOL geregistreerd staat verschijnt er een groene bevestiging achter die identifier.

Nadat je op verzenden hebt geklikt krijg je rechtsboven in een groene balk de mededeling te zien dat de factuur is verzonden, mocht er iets niet goed gaan krijg je hier een rode balk met een foutmelding te zien. Ook krijg je de optie om de conceptfactuur te bewaren, zo hoef je de volgende keer alleen de factuur aan te passen met nieuwe gegevens alvorens te versturen.

AppVerkoopfactuurVerzonden

Krijg je de groene balk te zien, dan kun je daarna de factuur in je Postvak UIT terugvinden.

PostvakUITAfgeleverd

De optie Ons Netwerk kan gebruikt worden voor klanten die al een account hebben op het platform van eConnect, deze optie wordt automatisch geselecteerd als het platform de gegevens van de debiteur herkent en ziet dat de klant een account heeft.

De optie E-mail wordt eigenlijk nooit gebruikt. Dit is voor als klanten niet beschikbaar zijn in Ons netwerk en het Externe netwerk. Indien dit van toepassing is voor een klant wordt er een e-mail naar het opgegeven e-mailadres verstuurd met de mededeling dat ze de factuur online kunnen inzien en eventueel kunnen downloaden.