Ja én nee.

• Een PDF-factuur kan niet per mail aangeleverd worden om vervolgens geheel automatisch via het netwerk te worden verzonden. De PDF-factuur moet namelijk eerst omgezet worden naar een XML-bestand, en dit gaat via onze conversierobot. Daarbij zal een ingezonden PDF-factuur klaargezet worden als een conceptfactuur die na controle handmatig verzonden kan worden.
• Een XML-factuur kan wel automatisch verzonden worden. Hierbij is het verplicht om de e-mail in te sturen over een met SSL/TLS beveiligde verbinding (dit is gebruikelijk, en dus meestal al van toepassing). Een valide SI2.0/NLCIUS of BisV3 kan automatisch verzonden worden. Als het aangeleverde bestand geen valide e-factuur is, of een verouderde standaard zoals SI1.2, voeren wij een transformatie uit. Alleen als de factuur na die transformatie valide is zullen wij de factuur verzenden, maar mochten de waarden in de factuur niet aan de nieuwe standaard voldoen dan maken wij een conceptfactuur aan en kun je de factuur alsnog handmatig aanpassen en verzenden.

Hoe je een vertrouwde afzender aanmaakt om een conceptfactuur aan te maken en hoe je een XML-factuur automatisch verzendt leggen we hieronder uit. Ga hiervoor naar Email Receiver --> Nieuwe afzender.

Om een PDF- of XML-bestand per e-mail aan te leveren maak je een vertrouwde afzender aan.

• Kies linksboven de organisatie waarvoor je dit mailadres aan wil maken.
• Hierna vul je rechtsboven het Contact-e-mailadres, dit is het e-mailadres dat notificaties ontvangt, bijvoorbeeld een samenvatting ingestuurde documenten, afkeurberichten, wanneer een XML-factuur automatisch is verzonden of wanneer de XML-factuur niet automatisch verzonden kon worden.
  
• Als Whitelist van e-mailadres/domein leeg wordt gelaten, is het Contact e-mailadres het adres dat mag insturen naar deze vertrouwde afzender. Wanneer de inzender anders moet zijn dan het contact-e-mailadres, vul je hier het mailadres in dat de bestanden in gaat sturen.
  
• Er kan ook gekozen worden om een heel domein te whitelisten, bijvoorbeeld "econnect.eu" (zonder "@"-penstaartje dus). Dan mag iedereen met een e-mailadres dat eindigt op "@econnect.eu" insturen naar het gegenereerde mailadres.
  
• Je kunt kiezen om alleen PDF-facturen (of andere afbeeldingsbestanden) in te sturen; een eventuele XML-factuur wordt dan genegeerd. Of alleen XML-facturen; een eventuele PDF-factuur wordt dan genegeerd (maar wel als bijlage doorgestuurd). Je kunt er ook voor kiezen de Email Receiver te laten kiezen uit allebei. Die zal eerst kijken of de XML-factuur valide is. Zo ja, dan zal die worden gebruikt, zo nee, dan wordt de PDF zo veel mogelijk naar een valide XML-conceptfactuur geconverteerd.
  
• Sla de nieuwe email receiver op met de knop "Opslaan". De email receiver staat nu in conceptstatus. Klik op de knop "Gemaakt concept" en kies achtereenvolgens voor "Actief" en "Status updaten". Deze nieuwe email receiver is nu actief.
  
  

Wanneer een PDF-factuur wordt uitgelezen, dan wordt die PDF door de conversie als e-factuur klaargezet in de verkoopfactuur app als conceptfactuur, voor-ingevuld met de waardes die bij de conversie uit de PDF-factuur werden herkend en uitgelezen. Vervolgens kan de factuur na controle, correctie en/of aanvulling met een paar muisklikken worden verstuurd.

Wanneer een XML-factuur wordt ingestuurd, dan zal deze XML meteen worden verzonden als deze valide is/aan de geldende standaarden voldoet. Indien de factuur niet valide is zal de factuur als conceptfactuur klaar worden gezet in de verkoopfactuur app. Vervolgens kan de factuur na controle, correctie en/of aanvulling met een paar muisklikken worden verstuurd.

Zie ook onze videotutorial:

[embed]https://youtu.be/K9GQ2lYoWzw[/embed]

Mocht er hulp nodig zijn bij het instellen van deze stappen, dan kan contact worden opgenomen met de afdeling Support