Stap-voor-stap een e-factuur versturen naar UWV vanuit het facturatieportaal

Om een factuur te kunnen versturen moet uw eigen organisatie bij eConnect geactiveerd zijn. Hoe u uw organisatie activeert staat beschreven in Omgeving aanmaken bij eConnect.
Vanaf het eConnect-platform kunnen facturen verstuurd worden naar UWV. In dit voorbeeld en de schermafbeeldingen gebruiken wij als Debiteur UWV Facturen Kleine Geldstroom (UWV KG). Voor UWV Facturen Grote Geldstroom (UWV GG) kunnen hier en daar andere voorschriften gelden. Refereer voor specifieke instructies de informatie die u van UWV heeft ontvangen.

Kies voor de app Verkoopfactuur en vervolgens voor Nieuwe factuur (of eventueel, als er al eerder een factuur is verstuurd, voor Concept facturen om die als sjabloon te gebruiken).

Gebruik bij Leverancier een van de geactiveerde organisaties in uw omgeving. Het activeren van een organisatie staat beschreven in Omgeving aanmaken bij eConnect.

Vul nu de gegevens van UWV in, de Debiteur, dit kunt u handmatig invoeren, of automatisch laten vullen door de optie Organisatie zoeken te gebruiken.

Gebruik Adres handmatig invoeren om de juiste Debiteur op te geven:

Of via Organisatie zoeken:

Na het Opslaan krijgt u de mogelijkheid om een ander nummer te kiezen dan het KvK-nummer, als dat onverhoopt wordt weergegeven. Gebruik voor UWV KG altijd OIN(O) "00000004172892677000" en voor UWV GG altijd OIN(O) "00000004191771249000". Ieder OIN(O) bestaat altijd uit precies 20 cijfers. Mocht het om welke reden dan ook (kopiëren-en-plakken is een bekende boosdoener) niet alle omloopnullen bevatten, vul die dan handmatig aan.

Het is bij overheden zoals UWV belangrijk dat het OrganisatieID en Zenden via middels het OIN/OINO gebeurt.

Nu kunt u de rest van de factuur vullen. U moet het Ordernummer of de Kostenplaats precies zo opgeven zoals u deze heeft ontvangen van UWV in het veld "Ordernummer".

Wáár de gegevens in worden gevuld is belangrijk, dit komt namelijk in het XML-bestand (de e-factuur) te staan en wordt door het softwaresysteem uitgelezen. Let daarom goed op welk veld u vult met welke waarde

VerkoopfactuurMeerInfoBlanco

1. De factuurdatum is de datum waarop u de factuur stuurt.
   
2. De leveringsdatum is de datum waarop een artikel of dienst geleverd gaat worden of reeds geleverd is (niet verplicht om in te vullen)
   
3. De start- en einddatum gaat over een eventueel project of tijdsbestek waar de factuur voor gestuurd wordt (niet verplicht, maar als u de startdatum invult, is de einddatum wel verplicht en andersom)
   
4. Het type factuur is standaard een gewone factuur, voor een Credit-/Correctiefactuur kan dit aangepast worden.
   

Daarna vult u de betaalgegevens in. In de Betaalgegevens wordt uw rekeningnummer ingevuld op de plek van "IBAN bankrekening". Het betalingskenmerk is wat de klant moet vermelden bij de betaling, dit is nu automatisch gevuld met het OrganisatieID van de klant en het factuurnummer.

Nu kunt u de factuurregels vullen. Indien het BTW-tarief gewijzigd dient te worden, klikt u op het vakje met 21%. Eventueel kunt u extra regels toevoegen met de groene plus-button aan de rechterkant. 

Aan het eind van iedere factuurregel vindt u tevens een pijlvormige knop waarmee u extra velden zichtbaar kunt maken

Daar vindt u ook het veld ‘Referentie orderregel’, bij facturen voor UWV KG vult u hier het orderregelnummer die in de inkooporder staat.

Bij facturen voor UWV GG is het veld ‘Inkopers Identificatie’ verplicht, hier vult u de productcode die in de inkooporder staat.

Alle velden gemarkeerd met een rood sterretje zijn verplicht. Controleer voordat u de factuur verstuurt of al die velden een geldige waarde bevatten. U kunt de factuur-in-bewerking zo vaak u wilt Opslaan; het kan dus geen kwaad tussendoor af en toe op die knop te drukken.

Wanneer u klaar bent in dit scherm kunt u naar boven scrollen en klikken op Bijlagen, hier heeft u de optie om een bestand te uploaden door te klikken op de Groene knop met de paperclip. Vaak is dit het originele pdf-bestand die in het XML-bestand wordt geplaatst, en/of een specificatie. Wanneer alles is ingevuld, klikt u op Opslaan.

Dan opent zich het volgende scherm, de documentnaam is de naam die u straks in uw postvak-uit ziet. De documentnaam is automatisch gevuld, wanneer u in het witte vlak van beschrijving klikt, vult het platform deze met de tekst uit de documentnaam, indien gewenst kunt u de tekst aanpassen. Daarna klikt u weer op Opslaan.

Daarna klikt u op verzenden, wanneer alles goed is ingevuld ziet u het volgende scherm, anders krijgt u een pop-up te zien waarin de fout vermeld wordt. Als het OIN(O)  juist is ingevuld, zal de factuur verstuurd worden via het Extern Netwerk PEPPOL. Via het PEPPOL-netwerk wordt het document afgeleverd bij Digipoort, die de factuur vervolgens aflevert bij de juiste ontvanger. Indien alle gegevens juist zijn kunt u klikken op verzenden. Als de ontvanger met de opgegeven identifier op PEPPOL geregistreerd staat verschijnt er een groene bevestiging achter die identifier.

Nadat u op verzenden heeft geklikt krijgt u rechtsboven in een groene balk de mededeling te zien dat de factuur is verzonden, mocht er iets niet goed gaan krijgt u hier een rode balk met een foutmelding te zien. Ook krijgt u de optie om de conceptfactuur te bewaren, zo hoeft u de volgende keer alleen de factuur aan te passen met nieuwe gegevens alvorens te versturen.

Hier vindt u een overzicht van eventuele foutcodes. Mocht u een dergelijke foutcode terugkrijgen, pas uw factuur dan aan en stuur die opnieuw.

• Related Articles

• Stap voor stap een e-factuur naar een Nederlandse organisatie versturen

  Nadat de eigen organisatie is toegevoegd én geactiveerd, kun je een e-factuur versturen. In dit artikel wordt stap voor stap beschreven hoe je een e-factuur naar een Nederlandse organisatie kunt sturen. In dit voorbeeld sturen we de e-factuur naar de ...

• Stap voor stap een e-factuur naar de Nederlandse Overheid versturen

  Nadat de eigen organisatie is toegevoegd én geactiveerd, kun je een e-factuur versturen. In dit artikel wordt stap voor stap beschreven hoe je een e-factuur naar de Nederlandse Overheid kunt sturen. In dit voorbeeld sturen we de e-factuur naar het ...

• Een e-factuur indienen bij UWV

  U bent leverancier van UWV en wilt een factuur indienen. Dit kan voor UWV op verschillende manieren. U kunt uw factuur elektronisch indienen via Peppol, via het portaal van eConnect of als XML per e-mail. Daarnaast is het tijdelijk nog toegestaan uw ...

• Stap-voor-stap een e-factuur versturen naar de provincie Noord-Brabant

  Om een factuur te kunnen versturen moet je eigen organisatie bij eConnect geactiveerd zijn. Hoe je je organisatie activeert staat beschreven in Omgeving aanmaken bij eConnect. Vanaf het eConnect-platform kunnen facturen verstuurd worden naar de ...

• Versturen van factuur naar België via het platform

  Om een factuur te versturen moet je je organisatie bij eConnect hebben geactiveerd. Het activeren van een bedrijf staat beschreven in Omgeving aanmaken bij eConnect. Voor versturen van facturen vanuit een Belgische entiteit is er meer informatie te ...