Als jij de verkoper bent:
Self-billing facturen zijn dan jouw verkoopfacturen die voor jou door jouw klant worden aangemaakt, en samen met de betaling, of daaraan voorafgaand, naar jou toe worden gestuurd.
Als jij de klant bent (dit is het meest gebruikte scenario en staat hieronder beschreven):
Self-billing facturen zijn dan inkoopfacturen de jij namens je leverancier aanmaakt, en die samen met de betaling, of daaraan voorafgaand, naar de leverancier toe worden gestuurd.
In alle gevallen waarin de factuur als PDF-bestand wordt gedeeld moet door de klant daarop de volgende tekst duidelijk worden vermeld: "Factuur uitgereikt door afnemer".
Facturen aanleveren als UBL bestand
Wanneer een factuur wordt aangeboden als een geldig UBL-bestand kan deze direct worden verwerkt. Wij controleren het UBL bestand en wanneer deze juist is kun je de factuur direct inlezen in je boekhoudsoftware. De verwerking is niet alleen sneller maar ook goedkoper. Als de UBL niet voldoet aan de SI standaard of om andere reden wordt afgekeurd, dan wordt automatisch de pdf opgepakt - mits deze in dezelfde e-mail werd meegestuurd, en voorafgaand aan de extensie dezelfde naam heeft.
Voorwaarden insturen van self-billing facturen
Voor een snelle en nauwkeurige verwerking van de self-billing facturen in een ander formaat dan UBL zijn onderstaande punten belangrijk:
- Vermeld naam en adres van de klant duidelijk in één blok op de factuur.
- Vermeld je eigen naam en adres duidelijk in één blok op de factuur.
- Het toevoegen van IBAN en BTW nummers helpt bij een goede herkenning.
- Zorg dat voor ieder BTW percentage de grondslag, het percentage en het BTW-bedrag op één regel vermeld staan.
- Één factuur per bestand (pdf, jpg, jpeg, png).
- Je kunt ook foto’s van de factuur maken met je mobiel en doorsturen
- Lever facturen met meerdere pagina’s aan als één bestand
- De e-mail mag tot 35 MB groot zijn.
- Maximaal 50 facturen per e-mailbericht, maar dat moeten dan allemaal echte facturen zijn. Wordt er één als bijlage herkend, dan wordt uit deze e-mail maar één factuur verwerkt. Het heeft dus de voorkeur om voor iedere factuur een aparte e-mail in te sturen. (let op! afbeeldingen in handtekeningen en logo's etc worden ook gezien als bijlagen)
- De maximale grootte per bestand is 10 MB.
- Bijlage(n) kleiner dan 10KB worden genegeerd.
Stuur, als je de klant bent, de SelfBilling-factuur in als Inkoopfactuur (ook al heb je deze zelf opgesteld)
Stuur, als je de leverancier bent, de SelfBilling-factuur in als Verkoopfactuur (ook al heb je deze niet zelf opgesteld)