eConnect biedt de mogelijkheid om facturen van andere bestandsformaten in te lezen in de financiële software. Onze scan&herken-tool zet deze bestanden om in een e-factuur en levert deze af in de gekoppelde administratie.

Hoe werkt het insturen van inkoopfacturen?

Verstuur de inkoopfactuur naar: <kvk>@inkoopfacturen.econnect.eu. En binnen enkele seconden is deze taak als conversietaak beschikbaar op het platform. Dit e-mailadres is beschikbaar zodra de organisatie geactiveerd is op het eConnect-platform.

Het insturen van de facturen is alleen mogelijk via e-mailadressen die bekend zijn in het account of via een actief machtigingsverzoek van je intermediair. Zie hoe je extra e-mailadressen kunt toevoegen aan het account.

Als de factuur automatisch wordt doorgestuurd, dan kan het zijn dat er een doorstuurregel niet goed is aangemaakt. Meer informatie over de doorstuurinstellingen vanuit Outlook (niet omleiden) zijn bijvoorbeeld te vinden op de website van Microsoft. Deze instellingen worden niet door eConnect onderhouden. Let bij het aanmaken van een doorstuurregel erop dat alleen e-mail met bijlage worden doorgestuurd en dat e-mailberichten van eConnect zelf met de domeinen everbinding.nl of econnect.eu niet worden doorgestuurd, om een loop te voorkomen.

Facturen aanleveren met UBL bestand

Wanneer een factuur wordt aangeboden met een UBL-bestand kan deze direct worden verwerkt. Wij controleren het UBL bestand en wanneer deze juist is kun je de factuur direct inlezen in je boekhoudsoftware. Hierdoor is de verwerking veel sneller. Als de UBL niet voldoet aan de standaard (SI-UBL 2.0 of Peppol BIS Billing 3.0) of om andere reden wordt afgekeurd, dan wordt automatisch alsnog de PDF opgepakt als die als bijlage in de e-mail werd aangetroffen.

Voorwaarden bij het insturen

1. De volgende bestandsformaten kunnen worden ingestuurd:  pdf, jpeg, jpg, bmp, png, xml.
   
2. Een pdf-bestand kan uit meerdere pagina's bestaan, maar mag slechts één factuur bevatten.
   
3. Als een pdf-bestand meerdere subdocumenten bevat, dan moet de factuur het eerste zijn.
4. Verstuur één factuur die uit meerdere pagina’s bestaat altijd als één pdf-bestand en niet als losse pagina's.
5. Het totale e-mailbericht mag tot 35 MB groot zijn.
6. Er mogen maximaal 50 facturen per e-mailbericht worden ingestuurd.
   
7. Afbeeldingen, zoals grote bedrijfslogo's in handtekeningen, worden ook gezien als bijlage.
8. De maximale grootte van één afzonderlijk bestand is 10 MB.
9. Bijlages kleiner dan 10 KB worden genegeerd en dus niet verwerkt.

Handig: eConnect detecteert of de verwerkte inkoopfactuur in het vervolg volledig elektronisch ontvangen kan worden. Indien dit het geval is, zetten we dit automatisch voor je om. Zo wordt de stroom echte ontvangen e-facturen steeds groter.

Krijg je een foutmelding bij het insturen van de inkoopfactuur? Bekijk hier de mogelijke oorzaken en oplossingen.

Er kunnen ook verkoopfacturen per e-mail worden aangeleverd.