Conversietaak proces van begin tot eind

Conversietaak proces van begin tot eind

Een conversietaak bevat een bestand dat moet worden omgezet naar een elektronische factuur. Vaak is dit een pdf-factuur, of een foto van een bonnetje. Iedere taak bevat één te converteren document. Door de taak te starten wordt de beste conversiemethode gezocht en kan de status gevolgd worden. Zodra een document geconverteerd is verschijnt dit in het archief en daarmee ook automatisch in de gekoppelde software. Als het niet mogelijk is het document te converteren wordt er een e-mail verstuurd naar de inzender.

Inkoopfacturen en verkoopfacturen

Zowel pdf-inkoopfacturen als pdf-verkoopfacturen kunnen worden omgezet in een e-factuur. Deze documenten kunnen vervolgens ingelezen worden in uw boekhoudsoftware. Dit is vooral handig als de originele facturen in een softwarepakket worden opgesteld dat nog geen e-facturen ondersteunt.

Uiteindelijk is het veel beter om er voor te zorgen dat er échte e-facturen worden verzonden. Gebruik hiervoor een softwarepakket dat e-facturatie ondersteunt, of verzend gratis een e-factuur op het eConnect-portaal.

Let op! Buitenlandse facturen kunnen alleen verwerkt worden voor Nederlandse organisaties. Wanneer een buitenlandse factuur door een niet-Nederlandse organisatie wordt ingestuurd, zal deze niet verwerkt kunnen worden.

Meer informatie over het verwerken van:
– Verkoopfacturen: https://support.econnect.eu/knowledge-base/pdf-verkoopfacturen-verwerken/
– Inkoopfacturen: https://support.econnect.eu/knowledge-base/verwerken-van-inkoopfacturen/

Insturen

Per e-mail

Een pdf-factuur kan gemakkelijk per e-mail worden ingestuurd:
– Inkoopfacturen: [kvk]@inkoopfacturen.econnect.eu
– Verkoopfacturen: [kvk]@verkoopfacturen.econnect.eu

Voorwaarden bij het insturen

  1. De volgende bestandsformaten kunnen worden geconverteerd:  pdf, jpeg, jpg, bmp, png.
  2. Een pdf-bestand kan uit meerdere pagina's bestaan, maar mag slechts één factuur bevatten.
  3. Als een pdf-bestand meerdere subdocumenten bevat, dan moet de factuur het eerste zijn.
  4. Verstuur één factuur die uit meerdere pagina’s bestaat altijd als één pdf-bestand en niet als losse pagina's.
  5. Het totale e-mailbericht mag tot 35 MB groot zijn.
  6. Er mogen maximaal 50 facturen per e-mailbericht worden ingestuurd.
  7. Afbeeldingen, zoals grote bedrijfslogo's in handtekeningen, worden ook gezien als bijlage.
  8. De maximale grootte van één afzonderlijk bestand is 10 MB.
  9. Bijlages kleiner dan 10 KB worden genegeerd en dus niet verwerkt.
* Als er meerdere facturen èn bijlages in één e-mail worden ingestuurd kunnen wij niet bepalen welke bijlage bij welke factuur hoort. Stuur in zulke gevallen altijd meerdere e-mails. Als één van de bijlages op zich een complete factuur is of zou kunnen zijn, voeg die dan als extra pagina('s) toe aan de eigenlijke factuur, die dan als eerste in het PDF-bestand moet staan.

Via beveiligde verbinding

Voor veilig insturen van te converteren bestanden is het mogelijk een verbinding te maken met een lokale map op de server of computer.

Vanaf mobiel met de app

Het is mogelijk om via de eScanner-app een foto te maken van een document en deze in te sturen naar eConnect. Deze app zal de bestanden via een beveiligde verbinding versturen.

Conversietaak

Na het insturen van een document per e-mail of via de app is deze binnen enkele seconden als conversietaak zichtbaar op het platform. De conversie van een pdf-factuur zelf kan soms even, tot maximaal 24 uur, duren. Dit komt meestal voor als een automatische omzetting niet mogelijk is en er dan handmatige controles moeten plaatsvinden. Dit wordt door eConnect geregeld in de "Quality Control".

Inzicht in de voortgang van het conversieproces is zichtbaar op het platform. Ga hiervoor naar De app Conversietaak. Alle ingestuurde pdf-documenten zijn hier direct zichtbaar, waarna de status aan geeft wat de voortgang van de conversie is. Hierop kan ook worden gefilterd en kunnen overzichten worden gemaakt.

Postvak IN/UIT

Na de verwerking van de conversietaak wordt een inkoopfactuur een Postvak IN document en een verkoopfactuur een Postvak UIT document. Deze kan hier worden ingezien en vanaf deze locatie gedownload naar de gekoppelde software.

Inzicht in de voortgang van alle postvak in en uit documenten is zichtbaar op het platform. Ga hiervoor naar De app Inkoopfacturen of Verkoopfacturen. Alle ingestuurde pdf-documenten zijn hier na conversie direct zichtbaar. Op de status zoals gedownload kan ook worden gefilterd en kunnen overzichten worden gemaakt.


    • Related Articles

    • Verwerken van inkoopfacturen

      eConnect biedt de mogelijkheid om facturen van andere bestandsformaten in te lezen in de financiële software. Onze scan&herken-tool zet deze bestanden om in een e-factuur en levert deze af in de gekoppelde administratie. Hoe werkt het insturen van ...

    • Conversietaak afgekeurd, wat nu?

      Is de conversietaak afgekeurd met een bepaalde reden? Dan vind je de uitleg van de redenen onder andere op de volgende pagina waarom kan mijn factuur niet worden verwerkt? De conversiedienst van pdf-facturen is erop ingericht zoveel mogelijk facturen ...

    • Gebruikers toegang geven tot een organisatie

      Om documenten te kunnen inzien, aanmaken, en/of delen met andere eConnect gebruikers dien je eerst lid te zijn van een Organisatie. Hieronder leggen we uit hoe je als Beheerder leden kunt toevoegen aan een bestaande en geactiveerde Organisatie. Stap ...

    • De opzet van het platform van eConnect

      Je kunt starten met eConnect te gebruiken door jezelf als gebruiker en je bedrijf als organisatie te registreren. Je kunt ook worden uitgenodigd door een accountant/intermediair, die jou dan al heeft geregistreerd. Allereerst wordt er een omgeving ...

    • Aanmaken van een partner

      Gebruikers van een omgeving kunnen onderling met elkaar communiceren en documenten delen. Om met gebruikers buiten een omgeving te kunnen communiceren, moeten de omgevingen van beide partijen partners van elkaar worden. Let op: bij beide partijen ...