Krijg je een foutmelding bij het insturen van inkoop- en verkoopfacturen? Dit kan verschillende oorzaken hebben. Hieronder zijn de meest voorkomende foutmeldingen met uitleg weergegeven.

Er ontbreken essentiële elementen
Een factuur wordt herkend via een aantal essentiële elementen. Deze zijn bepaald op basis van de factuurvereisten, zoals vastgesteld door de Nederlandse wetgever. Deze foutmelding wordt bijvoorbeeld gegenereerd als het totaalbedrag van de factuur niet vast te stellen is.

Documenttype is onjuist
De conversieservice van eConnect verwerkt inkoop- en verkoopfacturen. Herinneringen, aanmaningen, specificaties (urenbriefjes, kilometeroverzichten), pakbonnen, orders, algemene voorwaarden en logo’s worden niet verwerkt.

Dit is een order of pakbon
De conversieservice van eConnect verwerkt inkoop- en verkoopfacturen. Orders en pakbonnen worden niet verwerkt.

Document herkend als logo
De conversieservice van eConnect verwerkt inkoop- en verkoopfacturen. Logo’s die in de e-mail als bijlage apart toegevoegd zijn worden niet verwerkt.

Dit is een bijlage/specificatie
De conversieservice van eConnect verwerkt inkoop- en verkoopfacturen. Bijlagen/specificaties behorende bij de factuur (urenbriefjes, kilometeroverzichten etc.) worden niet verwerkt.

Dit is een herinnering of betaalverzoek
De conversieservice van eConnect verwerkt inkoop- en verkoopfacturen. Herinneringen/aanmaningen en betaalverzoeken worden niet verwerkt.

Document is onleesbaar (slechte kwaliteit)
Het is mogelijk dat de inkoopfactuur een slechte kwaliteit heeft. Bijvoorbeeld te licht of te donker, de camera bewogen, per ongeluk een blanco vel of de achterkant van de factuur gescand. Het kan ook zijn dat het kassabonnetje slecht of niet goed leesbaar is. Probeer de documenten opnieuw te scannen en plak kassabonnetjes bijvoorbeeld op een A4 voordat ze gescand worden.

Document bevat meerdere documenten
De conversieservice van eConnect verwerkt één factuur per document. Bevat een document meerdere facturen, dan kan het document worden afgekeurd.

Er is een fout opgetreden tijdens de verwerking
Er is een onbekende fout opgetreden tijdens de verwerking van het document. Het document wordt tijdens kantoordagen binnen 24 uur opnieuw aangeboden aan de conversieservice. Wordt het document opnieuw niet verwerkt? Neem contact op met de supportdesk.

De e-mail heeft geen (geldige) bijlage(n)
Voeg ten minste één of meerdere bijlagen toe. Gebruik een van de volgende bestandstypes: PDF, xml, JPEG/JPG/PNG. Bijlage(n) kleiner dan 5KB worden niet verwerkt en tellen daarom niet mee.

Een van de bijlage(n) worden niet ondersteund
Gebruik altijd een van de volgende bestandstypes: PDF, xml, JPEG/JPG/PNG.

De e-mail bevat te veel bijlagen
Het maximum van 50 bijlagen is overschreden. Verdeel de facturen over meerdere e-mails. Bijlage(n) kleiner dan 5KB worden niet verwerkt en tellen daarom niet mee.

De bestandsgrootte van de bijlage(n) overschrijdt de limiet
Verdeel de facturen over meerdere e-mails. Zorg dat de grootte per bijlage niet meer is dan 10MB, en er in totaal niet meer dan 35MB aan bijlagen verstuurd worden. Stel bijvoorbeeld de scanner in op minder hoge kwaliteit.