Om een factuur te versturen moet je je organisatie bij eConnect hebben geactiveerd. Het activeren van een bedrijf staat beschreven in Omgeving aanmaken bij eConnect.

Voor versturen van facturen vanuit een Belgische entiteit is er meer informatie te vinden op onze algemene website.

Vanaf het eConnect-platform kunnen facturen verstuurd worden naar de Belgische overheid. Op dit moment kunnen alleen Nederlandse bedrijven, die bekend zijn in bij de Nederlandse Kamer van Koophandel, via de zoekoptie gevonden worden. De gegevens van de ontvanger kunnen wel altijd met de hand worden ingegeven. Let daarbij op dat u zelf precies de juiste waarde op de juiste wijze invoert: Indien het een Belgisch BTW/VAT-nummer betreft: met BE en dan precies 10 cijfers, altijd zonder spaties, puntjes of andere scheidingstekens.

Kies in de app Verkoopfactuur aan de linkerkant voor Nieuwe factuur (of als er al eerder een factuur is verstuurd voor ‘Concept facturen’). Gebruik Adres handmatig invoeren om de juiste Debiteur op te geven.

Gebruik bij Leverancier een van de geactiveerde organisaties in je omgeving. Tijdens het handmatig invoeren is de selectie van de landcode BE van belang voor de juiste routering. Sla de debiteur op.

Na het opslaan krijg je de mogelijkheid om het Belgische BTW-nummer in te vullen, dat gebruikt zal worden voor de routering naar de Belgische ontvanger. Het BTW-nummer bestaat uit BE + 10 cijfers. Als het nummer kleiner is dan 10 cijfers moet je het nummer aan de linkerkant, direct na "BE", aanvullen tot 10 cijfers met een 0 (nul). Het nummer kan worden gecontroleerd op de website van VIES: http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/

Hierna kun je de factuur verder afmaken, bewaren en versturen. Let erop dat in veel gevallen het ordernummer verplicht is om in te geven en ook het eigen BTW-nummer indien er voor Verlegd is gekozen. Anders kan de factuur door de ontvangende partij niet in behandeling worden genomen. Voor factureren vanuit Nederland naar België dien je bij de BTW in gave te kiezen voor:
Over het algemeen brengt u geen btw in rekening aan ondernemers uit andere EU-landen. Bij goederen past u dan het 0%-tarief toe en bij diensten wordt de btw naar uw klant verlegd. Levert u goederen of diensten aan klanten die geen aangifte doen, bijvoorbeeld particulieren? U brengt dan normaal gesproken 6 of 21% Nederlandse btw in rekening.
bron: belastingdienst.nl

Tevens worden negatieve prijsregels niet geaccepteerd en ook het totaal bedrag van de factuur mag voor het Belgische netwerk niet negatief zijn.
Om een negatieve factuurregel te krijgen, mag het aantal negatief worden ingegeven met een positieve ‘prijs’ zodat het totaal van die regel negatief wordt.

Indien bovenstaande regels niet worden gehanteerd, dan geeft het platform een melding dat de Bis4a validatie is mislukt.

Als het Belgische BTW-nummer goed is ingevuld, zal de factuur verstuurd worden via het Extern Netwerk PEPPOL. Via het PEPPOL-netwerk wordt het document afgeleverd bij Mercurius (de beheerder van het Belgische gedeelte van het Peppol-netwerk), die de factuur vervolgens aflevert bij de juiste ontvanger.

Na het verzenden kan worden gecontroleerd of er een ontvangst bevestiging is op Vlaamse netwerk.

De statusuitwisseling tussen de netwerken verloopt nu nog per e-mail, dus het is van belang dat de afzender e-mail wordt ingegeven.