Vanuit AFAS is het ook mogelijk om de verkoopfacturen te versturen via eConnect. Om dit te kunnen doen heb je een koppeling nodig en dien je daarna een aantal instellingen aan te passen.

Je bepaalt per verkooprelatie/debiteur of je de facturen wilt verzenden via eConnect.

De verstrekkingswijze ‘eVerbinding (UBL)’ stel je in op het tabblad Digitaal. Ook is het KvK-nummer of Bedrijfs-ID eConnect van de verkooprelatie nodig. Eén van deze velden is verplicht bij de verzending via eConnect.

Je kunt deze gegevens ook importeren via Verkooprelatie (organisatie) en Verkooprelatie (persoon) of met de UpdateConnectoren KnSalesRelationOrg en KnSalesRelationPer met het veld eConnectID EnId opgenomen.

Verkooprelatie voor e-factuur via eConnect inrichten:

1. Ga naar:
   • Ordermanagement => Verkoop => Verkooprelatie     Of
   • Financieel => Debiteur => Debiteur
     
                      
2. Open de eigenschappen van de Verkooprelatie.
   
   
   
3. Ga naar het tabblad ‘Algemeen’.
   
4. Voor versturen naar de overheid, dient bij het veld OINO nummer alleen het nummer (inclusief voorloopnullen) gevuld te worden. Indien er niet gestuurd hoeft te worden naar de overheid, dan kun je verder gaan met de volgende stap.
5. Vul bij het Bedrijfs-ID eConnect de identifier van de klant in zoals het KvK-nummer (of NL:OIN: voor de overheid). Behalve als deze is ingevuld bij de verkooprelatie. Eén van deze velden is verplicht bij de verzending via eConnect.
   Let op! Bij het versturen moet je gebruik maken van het e-facturatieadres INCLUSIEF het zg. SCHEME-ID, zoals:
   NL:OINO:00000001234567890000 (Nederlandse overheid);
   NL:KVK:12345678 (Nederlandse organisaties);
   BE:VAT:BE0123456789 (Belgisch BTW nummer voor Belgische organisaties);
   BE:EN:0123456789 (Belgisch ondernemingsnummer voor Belgische organisaties);
   GLN:01234567890123.
6. De Vlaamse en Nederlandse overheid wil een ordernummer in de factuur vermeld hebben. In Afas profit kan de orderreferentie verplicht worden gemaakt.
   
7. Je kunt deze verstrekkingswijze eVerbinding (UBL) hier niet kiezen als voorkeur verstrekkingswijze. De verstrekkingswijze eConnect is namelijk geen generieke verstrekkingswijze voor alle te verstrekken documenten, maar alleen van toepassing op de verstrekking van facturen.
8. Controleer of E-mail werk is vastgelegd bij de organisatie of contactpersoon die je hebt ingesteld.
   
9. Ga naar het tabblad Digitaal.
   
10. Klik op de actie Onderhouden. Het volgende scherm verschijnt.
    
11. Je ziet bovenin de boekingslay-out wat de algemene instelling bij deze relatie is qua verstrekkingswijze en contact.
12. Klik op Nieuw.
13. Selecteer Nieuw.
14. Selecteer het Type rapport.
    
15. Kies voor ‘Verkoopfactuur’.
    
16. Selecteer Verstrekkingswijze.
    
    
17. en kies voor eVerbinding(UBL) en klik op OK.
    
    Bij project facturen kan de optie eVerbinding (UBL) ontbreken. Deze optie kan dan achteraf gekozen worden. Zie verzenden projectfactuur.
18. Selecteer het Contact.
    
19. En bevestig met OK.
    
20. Controleer of E-mail werk is vastgelegd bij de organisatie of contactpersoon die je hebt ingesteld.
    
21. Klik op ‘Voltooien’.

Na Voltooien kan via Verzenden & ontvangen de factuur verzonden worden.

Verzenden projectfactuur

Ga naar de projectfacturen en selecteer de factuur die via eConnect verzonden moet worden.
Gebruik de op 3. Output om een andere verstrekkingswijze te selecteren.

Na Voltooien kan via Verzenden & ontvangen de factuur verzonden worden.

Indien het verzenden niet lukt met een No entityID found for company in het Berichtactie-scherm, dan kan het zijn dat de Postcodecontrole met het KvK-nummer niet klopt. Bijvoorbeeld door het gebruik van een nevenvestiging in de KvK-registratie.