De workflow/werkstroom functionaliteit kan worden afgenomen als toevoeging op een SLA abonnement. Voor meer informatie over de prijzen kan contact worden opgenomen met de afdeling sales.

Wat is er mogelijk?

Eigenlijk kan er beter worden gevraagd wat er niet mogelijk is. De workflow kan op maat worden aangepast aan de processen die er zijn. Anderzijds kan de workflow de bestaande processen ook verbeteren of aanvullen. De workflow is toe te passen op de verschillende inkomende templates:

• inkoopfacturen;
• (concept) verkoopfacturen;
• onkostendeclaraties;
• conversietaken;
• vertrouwde afzenders.

Bij de conversietaken is er nu al een generieke workflow van toepassing. Deze verzorgt de afkeur e-mails die worden verstuurd mocht de verwerking niet lukken.

De werking van workflow

We zullen de inkoopfacturen als voorbeeld nemen. Bij de inkoopfacturen kan de workflow automatisch bij binnenkomst worden gestart, of handmatig vanuit het postvak in. Bij de start kunnen al automatische validaties worden uitgevoerd zoals, is er een ordernummer aanwezig? of, begint het ordernummer wel met een 6?. Zo zijn er veel validaties te bedenken op alle mogelijke velden in de UBL.
Na de start en op basis van de validatie kan de factuur automatisch aan een andere gebruiker gebruiker/groep/rol worden toegekend. Dit gebeurt door een taak toe te kennen aan de persoon of personen.

Ook kan er op basis van een validatie automatisch een e-mail worden verstuurd naar een contact e-mailadres dat in de factuur is opgenomen, zoals die van de leverancier, of naar een afdeling/persoon.

Taak, wat doet het / wat kan het?

Een taak kan bij meerdere personen liggen. Deze kunnen op twee verschillende manier worden behandeld. Of alle personen moeten een actie uitvoeren, of één van de personen. Welke acties dit zijn is zelf in te regelen in de workflow. Hieronder volgt een voorbeeld van goedkeuren en afkeuren.

Naast het zelf actie ondernemen kan de taak ook worden gedelegeerd. Het delegeren is te benaderen via de drie punten achter de taak.

Dit kan naar een collega in dezelfde omgeving, maar ook naar andere personen van andere omgevingen wanneer er een partnerschap is met de ander.

Standaard zijn de openstaande taken zichtbaar. Uiteraard is via de filters ook de gedane taken terug te vinden.

Via een administratieve rol die speciaal wordt toegekend is de workflow ook te beïnvloeden. Door bijvoorbeeld taken te herstarten, toe te wijzen aan andere partijen of andere stappen in de workflow. En alle gezette stappen in de workflow worden gelogd en zijn inzichtelijk:

De workflow heeft veel functionaliteiten. Voor meer informatie hierover kan contact met ons worden opgenomen. Ook bij wellicht missende functionaliteit denken we graag mee. Wellicht wordt het een nieuwe toevoeging of is er een tweede weg te gebruiken met de bestaande functionaliteit.