Foutmeldingen PDF-facturen: waarom kan mijn gemailde factuur niet worden verwerkt?

Het kan voorkomen dat een ingestuurde PDF niet correct herkend (kan) worden, en de factuur hierdoor niet in behandeling genomen kan worden. Dit kan meerdere oorzaken hebben. Onderstaand vind je de meest voorkomende redenen waarom een PDF factuur afgewezen wordt.
Iedere fout heeft zijn eigen oplossing; bepaal dus zelf op welk probleem de ontvangen foutmelding betrekking heeft en los dit zelf aan jouw kant op. Stuur daarna de gecorrigeerde factuur opnieuw in; de eerdere instantie waarop de foutmelding werd verstuurd is niet verwerkt

Document is onleesbaar (slechte kwaliteit)

Het is mogelijk dat de inkoopfactuur een slechte kwaliteit heeft. Bijvoorbeeld te licht of te donker, per ongeluk een blanco vel of de achterkant van de factuur gescand. Het kan ook zijn dat het kassabonnetje slecht of niet goed leesbaar is. Probeer de documenten opnieuw te scannen en plak kassabonnetjes bijvoorbeeld op een A4 voordat ze gescand worden.

Dit is een order of pakbon

De conversieservice verwerkt inkoop- en verkoopfacturen. Orders en pakbonnen worden niet verwerkt.

Er ontbreken essentiële elementen op de factuur:

Beide stromen:

• De factuur is niet aan UWV is gericht.
• Je eigen KvK-nummer staat niet op de factuur.
• Je eigen IBAN staat niet op de factuur.
• Er staat geen factuurnummer op de factuur.
• Er staat geen factuurdatum op de factuur.
• Er staat geen inkoopordernummer op de factuur.
• Er staat meer dan 1 inkoopordernummer op de factuur.
• Het inkoopordernummer is onjuist.
• De BTW-berekening is onjuist.

Kleine geldstroom specifiek:

• Er staat geen kostenplaatsnummer op de factuur.
• Er staat geen kostenplaats- of inkoopordernummer op de factuur.
• Er staat meer dan 1 kostenplaatsnummer op de factuur.
• Het kostenplaatsnummer is onjuist.
• Op de factuur ontbreken één of meer van de volgende gegevens: KvK, IBAN, factuurnummer, factuurdatum, kostenplaats- of inkoopordernummer.

Grote geldstroom specifiek:

• Er staat geen productcode op de factuur.
• De productcode is onjuist.
• Niet alle velden in het declaratieformulier zijn ingevuld.
• Er staat geen periode op de declaratie.
• Op de factuur ontbreken één of meer van de volgende gegevens: KvK, IBAN, factuurnummer, factuurdatum, productcode(s) of inkoopordernummer.